Como señal del compromiso histórico con la búsqueda de excelencia y mejora continua de su quehacer, la Universidad de Concepción ha trabajado desde 2022 en la primera fase de implementación del Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad UdeC (Siac), cuya finalidad es ordenar, articular, dar soporte y optimizar todos los procesos institucionales.
Si bien la Universidad ha contado desde sus inicios con mecanismos de aseguramiento de la calidad, estos se han desarrollado de manera implícita, por lo tanto, el Siac busca formalizar dichos mecanismos y consolidar políticas y herramientas de apoyo que garanticen la mejora continua de los procesos en todos los niveles del quehacer universitario, además de dar cumplimiento a la dimensión de aseguramiento de la calidad del PEI y la Política de Calidad UdeC.
El Director de Desarrollo Estratégico UdeC, Dr. Jorge Dresdner Cid, planteó que “la idea es avanzar hacia la integración de un sistema permanente en la Universidad que invite a que todos los miembros de la comunidad piensen en el aseguramiento de la calidad como parte de sus tareas diarias y que, en definitiva, se transforme en una cultura dentro de la institución”.
Cambio de paradigma
La metodología de gestión por proceso implica seguir cuatro pasos: identificarlos, definirlos, documentarlos y medirlos, es decir, que tengan indicadores de gestión a través de la evaluación cíclica y constante de los procesos, explicó Claudia Muñoz, coordinadora del Siac.
En sintonía con lo anterior, durante 2022 en la Vicerrectoría de Relaciones Institucionales y Vinculación con el Medio (Vrim), Vicerrectoría de Investigación (Vrid) y Dirección de Docencia (DirDoc) se hizo un ejercicio de levantamiento de información a través de entrevistas con distintos actores para identificar procesos en los cuales se trabaja no solo al interior de las reparticiones, sino que de forma articulada con distintas unidades a nivel universitario.
La coordinadora del Siac sostuvo que “este ha sido un trabajo de mucho esfuerzo y socialización. La idea de esta metodología es mejorar los procesos y que logren trabajar en conjunto con las otras unidades con las que se relacionan. Yo creo que es un cambio de paradigma para la Universidad el trabajar interconectados”.
En la misma línea, Jaime Contreras, Director de Vinculación Social de la Vrim, compartió que esto ha generado una reflexión en torno a cómo poder optimizar las acciones que se desarrollan al alero de las actividades de extensión que está implementando la Vicerrectoría.
“El Siac se transforma en una herramienta que nos permite identificar espacios donde podemos incorporar nuevas tecnologías y reconocer a los actores que son parte de los procesos, por lo tanto, creo que una de las principales mejoras que nos va a generar tiene que ver con una interrelación que tenemos con las distintas unidades y las actividades y productos que estamos generando, y también la optimización de tiempo y recursos para poder hacer un trabajo mucho más eficiente”, destacó.
Por su parte, Andrea Catalán, Directora Ejecutiva de la Oficina de Transferencia y Licenciamiento (OTL) de la Vrid, expresó que “nos dimos cuenta de que muchas veces teníamos procesos en los cuales no habíamos identificado a otros usuarios y a otros responsables de las etapas del proceso; eso nos abrió muchísimo el escenario en términos de que teníamos que trabajar más conectados, más articulados”.
Agregó que los beneficios se asocian a tener una comunicación más fluida con los actores identificados. También, “reconocimos oportunidades de mejora, por lo tanto, luego de los procesos más estratégicos que fueron los primeros que desarrollamos, nos toca hacer zoom y empezar a trabajar los microprocesos que son más específicos y que muchas veces son más internos, pero que de todas maneras nos van a permitir entender este trabajo y mejorarlo en vista de nuestros clientes internos y externos”.
En tanto, Jorge Roa Molina, Jefe del Centro de Apoyo al Desarrollo del Estudiante (Cade) de la DirDoc, comentó que la primera impresión “fue agradable, porque si bien veníamos trabajando los procesos hace un tiempo, necesitábamos una directriz a nivel institucional”.
“Pudimos definir los procesos y proyectarlos. Fue un trabajo intenso y arduo, pero a la vez muy ordenado. Si bien nosotros tenemos ya algunos protocolos de articulación directo con otras unidades, el Siac nos ayudó a ver de qué manera nos vamos apoyando y ver en qué nos favorecemos mutuamente con demás reparticiones institucionales” reflexionó.
Dimensión normativa
El Siac da cumplimiento a la nueva Ley de Educación Superior Nº21.091 publicada en 2018, la cual establece que todas las instituciones de educación superior deben integrar un Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad.
Estas modificaciones fueron complementadas mediante la Ley Nº21.186 (2019) y su Resolución 253 Exenta (2021) y tuvieron efecto directo sobre los procesos de acreditación institucional que tiene a su cargo la CNA. Todas las instituciones que se acrediten a partir de octubre 2023 tendrán que evaluarse con los criterios y estándares de la nueva dimensión Aseguramiento Interno de la Calidad.
Criterios y estándares que no son obligatorios aún para el actual proceso de acreditación UdeC, pero que la Universidad ha trabajado en su implementación de manera voluntaria.